1er Novembre 2008 (27 Présents)

	Une version plus complète du procès verbal est disponible sur demande ; elle a déjà été envoyée à ceux qui se sont inscrits sur la liste « conseilroux ». 
	Les débats ont duré de 17h30 à 2h30 environ ; il y avait beaucoup de choses à discuter et décider pour que le bureau soit mandaté sur des éléments précis. Je n’indique que les décisions principales.

	1) Rapport moral (par Jean Paul)
	La première tâche du bureau a été de concrétiser les transformations du chalet et l’intégration des 6 chambres du premier et second étage.
		Les chambres et dortoirs ont été aménagés pendant le stage travaux : l’ex labo photo rénové, une mosaïque dans la salle de bains et Christine SL a continué à fabriquer des meubles (rangement et canapés pour le dortoir carré qui a été peint) ; l’intégration officielle des chambres des 1er et 2éme étage est en cours : isolation coupe-feu des plafonds et pose de radiateurs au second étage, pose de double fenêtres et de portes coupe-feu pour les chambres.
		En même temps que le ballon d’eau chaude hors d’usage, la vieille chaudière est remplacée par une chaudière à condensation, solution que Jean-Claude a étudié en détail en envisageant les différentes solutions (gaz, bois) et qui semble la mieux adaptée aujourd’hui au chalet, (elle doit permettre 30% d’économie de fuel).

.	La deuxième tâche était de faire circuler au mieux l’information dans l’association en utilisant les possibilités d’internet : les circulaires, le site du chalet, et maintenant trois listes de diffusion sur googlegroups : chaletroux (220 inscrits) pour tous les adhérents ayant une adresse e-mail, conseilroux (26 personnes actuellement) pour ceux qui s’intéressent de plus près à la vie du chalet et enfin bureauroux (7 personnes) pour les membres du bureau.

•	Pour un fonctionnement efficace et dynamique, on essaie de partager de plus en plus les différentes tâches. Cette année il y avait : 
- Trésorerie : Isabelle pour les paiements, Aïcha pour les encaissements.
- Secrétariat : Yannick à l’envoi et à la rédaction des circulaires ; Rosine à la gestion du fichier des adhérents et de l’économat, Paule pour la gestion des groupes.
- Président : Jean-Paul : mise à jour de l’internet du chalet, site et listes de discussion, représentation du chalet, gestion des dons par prélèvement et surtout coordination et impulsion de toutes les actions citées.
- Lien avec les artisans (Isnel : plomberie, chauffage ; Meissimily pour l’électricité) et traitement des questions de sécurité (APAVE électricité et gaz, extincteurs, etc.…) : Jean-Claude
- Stages travaux : Christine SL depuis 6 ans pilote l’embellissement et l’amélioration du chalet.
- Ouverture et fermeture : Marie-Odile Lacroix (Mario) assure entretien et accueil et nous tient informés de l’état du chalet tous les jours de l’année.

•	Fréquentation en forte hausse en été (grâce en particulier aux stages et aux accueils de groupes). Il y a 2 conventions avec 2 associations : Musiqueyras fin Juillet et les CEMEA début juillet (très satisfaits).
•	Séjour jeunes fin août 2008 : une dizaine sont venus à la fin de l’été : 4 jours en camping à Valpreveyre et 2 jours au Roux en même temps que le stage de Damien.

	2) Statuts
	Une commission est créée pour adapter les statuts au fonctionnement actuel de l’Association.
	Composition de cette commission : Christine Salaün-Laporte (rapporteur), Jean-François Lebrun, Jacques Vivante, Yann Fradin.
	Remarque : les statuts prévoient que pour voter à l’AG, il faut être adhérent depuis au moins 3 mois : l’A.G. a décidé qu’un appel à cotisation sera effectué chaque année dans la circulaire de novembre pour que le maximum d’adhérents puissent voter à l’A.G. suivante.

	3) Présentation du bilan financier
	Les recettes sont en augmentation, grâce au développement des conventions, au succès des stages et à la fréquentation en très forte hausse durant l’été. Les dons augmentent aussi régulièrement. La trésorerie au 31/10/2008 est d’environ 26000€.

	4) Opérations en cours et travaux
	Changement de catégorie : pour alléger les contraintes liées à la sécurité, l’AG vote le passage de la catégorie R4 à R5 (on ne pourra plus accueillir des groupes de mineurs - classes de neige par exemple, mais on n’en n’a plus accueilli depuis une dizaine d’années).
	Les travaux actuellement engagés représentent un montant de 43000€ ; des travaux supplémentaires sont envisagés un peu plus tard pour achever l’isolation thermique du chalet, comme le remplacement des deux portes d’entrée par des portes pleines isolées et la généralisation des doubles vitrages.
	L’AG vote pour le principe du recours à l’emprunt pour financer les travaux à condition de limiter le montant maximal de remboursement annuel à 11000€.
Le bureau est mandaté pour négocier sur ces bases avec la banque. On rappelle que pour tout nouveau prêt, le président doit prendre une garantie hypothécaire devant notaire à Gap.

	5) Lien avec les autres associations : L’AG maintient le projet d’adhérer à l’UNAT.

	6) Calendrier, inscriptions, stages
•	Inscriptions par séjour :
Noël, Jour de l’An : Arlette Robert : bernard.cusenier@cegetel.net  04 75 42 76 31
Février :	     Claudia Genty : genty.claude@neuf.fr ; 04 67 72 69 23
Pâques :	     Charles Borgnon : frederic.borgnon@free.fr  04 76 56 15 56 
(Peut-être stage jazz et bossa à Pâques)
Juillet, Août 2009 Jean-Paul Beillacou : jpbeillacou@laposte.net :01-45-80-53-51
•	Propositions de stages pour l’été 2009
Avant le 14 juillet : une semaine CEMEA
22-26 juillet : chalet occupé par Musiqueyras
26 juillet-1er août : stage travaux
1er-8 août ou 8-15 août : stage jazz
22-26 ou 27 août : stage astronomie
Chant Damien : à fixer		

	7) Les tarifs
Pension : pas de changement : 19 euros (17 à Pâques et en été) ; enfant de 4 à 12 ans : 10 euros, moins de 4 ans : 6 euros ; repas isolé : 5,5 euros. Arrhes à Noël et Février : 30 euros par personne.
Carte adhérent adulte : 13 euros (augmentation de 1 euro) ; enfant : 6,5 euros
Gestion libre : 11 euros/personne et par nuit (inchangé) 
Tarif réduit pour les groupes hors vacances scolaires, modulable selon le nombre et la durée. 
Forfait minimum séjour pour ouverture du chalet : 300€
•	Règlement du séjour : utiliser la fiche informatisée améliorée par Jean Paul ; remplir en plus le cahier de présence (tout neuf) qui reste au chalet.
Payer la pension et les forfaits ski sur des chèques séparés en notant les détails au dos (date, pour qui, cartes et nombres de jours).
IMPORTANT : Jusqu’à présent un adhérent qui effectuait des achats déduisait leur montant de la pension. Ce système est incorrect sur le plan comptable. L’AG décide que désormais, tout achat effectué par un adhérent pour le chalet sera remboursé par la trésorière quand elle recevra la facture correspondante et donc ne devra plus être déduit du chèque de pension.

	8) Les jeunes 
	Les jeunes présents ce jour là souhaitent s'impliquer davantage dans l'association. Pour cela, ils souhaitent aussi pouvoir séjourner au chalet avec un rythme de vie adapté (« pouvoir faire la fête »).	L’AG vote le principe d’une semaine « jeunes » en février du 14 au 21/02 avec un tarif préférentiel à 17 euros à la condition d’être au moins 20. (20 places sont réservées jusqu’au 7 Décembre 2008 pour cette semaine 2 de février 2009).
àpossibilité aussi de séjour « jeunes » à d’autres périodes en gestion libre avec tarif réduit (en particulier 300€ le week-end à jusqu’à 20, 15€ par personne supplémentaire).

	9) La plaquette 	
	Une nouvelle plaquette conçue par Claudia, retravaillée au moment de l’AG (merci Arlette et tous les autres) va être réalisée en nombre. Elle sera disponible sur le site et par courrier.

	10) Abonnement ADSL	Matteo, jeune venu au chalet, réfléchit à la conception d’un site pour payer les séjours en remplissant un formulaire qui serait en relation automatique avec le fichier adhérents du chalet avec une liaison ADSL qui permettrait une meilleure communication pour récupérer les fichiers du chalet. Le principe de l’abonnement internet via ADSL a été adopté.

	11) Bureau 2008-2009
Président : Jean-Paul Beillacou : jpbeillacou@laposte.net
Vice-président : Jean-Claude Gaillardon : gailroc@numericable.fr; 04 67 72 23 32 
Secrétaire circulaires : Yannick Girard : yannick.girard9@wanadoo.fr 02-41-32-55-38
Secrétaire fichier : Muriel Vareillas - 51, avenue de la république 94300 VINCENNES muriel.vareillas@neuf.fr : 01 48 08 42 88
Secrétaire groupes : Paule Barbier : paolabarbier@aliceadsl.fr  : 04-91-46-09-67
Dossier économat : Christine Roca : christineroca@numericable.fr; 04 67 72 23 32
Trésorière : Isabelle Chevrier : ichevrier@wanadoo.fr :06-62-53-00-76
Trésorière adjointe encaissement : Elena Borgnon : faydmyst@hotmail.fr 04-76-56-15-56

	12) Bulletin d’Adhésion : (valable pour l’année 2009) (à renvoyer à : Muriel Vareillas)

Adhésion recommandée dès le mois de novembre